Valószínűleg Te is találkoztál már a hideg e-mail fogalmával, főleg ha itt jársz most.
Ha még nem, akkor íme röviden, hogy mi is a hideg e-mail:
A hideg e-mail egy olyan előzetes kapcsolat nélküli üzenet, amelyet egy személy vagy vállalkozás küld egy másik félnek azzal a céllal, hogy bemutatkozzon, kapcsolatot építsen vagy üzleti lehetőségeket keressen.
Itt nagyon fontos megjegyezni azt, hogy van jó hideg e-mail meg van borzasztó is. Ezért fontos, hogy jól csináljuk.
Egy kampány során nagyon fontos, hogy milyen címlistával dolgozunk. Ha összevissza mindenkinek megy mindenféle irreleváns e-mail, akkor nem lesznek olyan jó eredmények, hiszen a többségnek nem lesz releváns. Viszont, ha egy jól megfogalmazott szöveget, egy szuper ajánlattal célzottan a jó címekre küldünk ki, az bizony rengeteg lehetőséget nyithat meg számukra. Szóval a hideg e-mailezés nem halott és jól tud működni, csak jól kell csinálni.
Na, de mire jó a hideg e-mailezés?
A hideg e-mailezés egy hatékony módszer arra, hogy új kapcsolatokat építsünk ki, új ügyfeleket szerezzünk, vagy éppenséggel bővítsük üzleti hálózatunkat. Ez a módszer különösen hasznos lehet a B2B szektorban, ahol a célzott kommunikáció révén közvetlenül elérhetjük a potenciális ügyfeleket. A hideg e-mail kampányokkal közvetlenül kapcsolatba léphetünk a potenciális érdeklődőkkel, ami növeli a konverziós arányt és a potenciális üzleti lehetőségek számát. Azt sem mellékes megemlíteni, hogy sok embert tudunk elérni alacsony költségen, és nem kell kattintásonként fizetni.
A kampány felépítésének fő lépései
1. Domain és e-mail címek létrehozása
Többnyire ez a legunalmasabb rész, de ez fedi le egy kampány sikerességének közel 40%-át. Ez a része bizony a sok technikai beállításról szól, hogy egyáltalán célba érjenek azok az e-mailek, amiket küldünk és ne a spam vagy promóció mappában landoljanak. A Google és Yahoo 2024 februárjától nagyon szigorította az e-mail küldési feltételeken. Elég, ha az emberek 0,5%-a spamnek jelöli az e-mailt és máris fekete listás lehet a domain cím.
Az első lépés egy új domain vásárlása, amely biztosítja, hogy a hideg e-mailezési kampányunk elkülönüljön a fő üzleti domainünktől. (Példa: ha a fő domain cím a www.horizonx.hu akkor az e-mailek menjenek a horizonxugynokseg.hu-ról). Ez szimplán azért kell, hogy a fő domain ne “sérüljön”.
A domain vásárlását követően létrehozzuk az e-mail címeket, amelyeket használni fogunk a kampány során. Az e-mailek konfigurálása során különös figyelmet kell fordítanunk a megfelelő beállításokra, mint például az SPF, DKIM és DMARC rekordok beállítása, hogy ezzel növeljük az e-mailek hitelességét és elkerüljük a spam mappába kerülést. Itt nem megyek bele nagyon a részletekbe, valószínűleg a későbbiekben lesz erről egy külön cikk.
Hány e-mail címet kell beállítani?
Erre van egy egyszerű képletünk, ami számunkra bevált. Ezek nem kőbe vésett számok, de tapasztalataink alapján így működik a legjobban.
kiküldött e-mailek per nap / 50 = szükséges e-mail címek száma
szükséges e-mail címek száma / 5 = szükséges domain vásárlása
Először tehát azt kell meghatároznunk, hogy hány db e-mailt szeretnénk kiküldeni naponta. Azt elosztjuk 50-nel. Így megkapjuk a szükséges e-mail címek számát. Majd ezt elosztjuk 5-tel, így megkapjuk a vásárlandó domain nevek számát.
Példa: 500 e-mail per nap / 50 = 10
10/5=2
Tehát 10 e-mail címre van szükségünk és domainenként 5 címet hozunk létre, akkor 2 domaint kell vásárolnunk.
Amint megvan az új domain, megvannak az e-mail címek és a fontos beállítások, utána jöhet a felmelegítés, hogy elkerüljük a hideg e-mailek hatékonyságának fő ellenségét, a SPAM mappát. Ez a levélküldő szoftveren belül történik már, szerencsére ez csak egy gombnyomás.
Lassan növeljük az e-mail forgalmat, hogy az e-mail szolgáltatók megbízhatónak ítéljék meg az új e-mail címeket. A felmelegítés során először csak kis mennyiségű e-mailt küldünk ki, majd fokozatosan növeljük a mennyiséget. Persze ezeket az e-maileket nem kampányként küldjük. Ez a folyamat általában 2 hétig tart. Fontos még egyszer kiemelnem, hogy a felmelegítési folyamat elengedhetetlen ahhoz, hogy elkerüljük a spam mappába kerülést.
4. A kampány felépítése
Amíg “melegednek” az e-mailek, elkezdhetjük a kampány előkészítését.
Itt az első lépés a célközönség és az ajánlatunk meghatározása. Ha megvan a célközönség, akkor el kell készíteni a lead listát, tehát a potenciális ügyfelek adatait ki kell gyűjtenünk. Ez történhet manuálisan és szoftverrel is. Ezt követi az e-mailek szövegének megírása.
A lead lista készítésénél fontos megjegyezni, hogy olyan szoftvert használjunk, ami megtalálja a döntéshozó e-mail címét és ne a cégtárból kiszedett fő e-mail címre küldjük a leveleket, mert oda napi 5-10 ilyen jellegű megkeresés biztos érkezik.
A hideg e-mail kampányok során általában 2-4 e-mailből álló sorozatot küldünk ki. Ez mindig kampány függő, de a legnagyobb általánosságban az első e-mail célja az érdeklődés felkeltése. Az első e-mailnél fontos, hogy minél személyreszabottabb legyen. Itt felmerülhet a kérdés, hogy csoportosan küldött levélnél hogyan lesz személyes? Az a jó, hír, hogy megoldható (akár AI-jal is). A rossz hír, hogy időt kell belefektetni.
A további e-mailekben pedig részletesebb információkat és ajánlatokat osztunk meg, és cselekvésre ösztönözzük az olvasót.
A kampány megtervezésénél fontos a jól megírt script (szöveg), amely figyelemfelkeltő és releváns üzenetet közvetít. A kampány struktúrája és tartalma nagyban befolyásolja a sikerességet, na meg persze a tárgy, amit először lát az olvasó.
5. E-mailek küldése és nyomonkövetés
Az e-mailek küldését időzítve végezzük, hogy a címzettek a legnagyobb valószínűséggel megnyissák és elolvassák az üzeneteinket. Ez általában vagy a kora reggeli órákban, vagy a késő délutáni órákban történik. Ennek szimplán az az oka, hogy nagy többségében az emberek a nap elején és a nap végén olvassák át a leveleiket. A nyomonkövetés során figyeljük az e-mailek megnyitási arányát, a kattintásokat és a válaszadási arányt. A szöveg A/B tesztelése segíthet optimalizálni a kampányt, hogy a lehető legjobb eredményeket érjük el. A hideg e-mailek nyomon követése és elemzése kulcsfontosságú a kampány optimalizálásában és a jobb eredmények elérésében.
Összegezve
A hideg e-mail kampány egy hatékony eszköz lehet a potenciális ügyfelek elérésére és az üzleti hálózat bővítésére. A megfelelő előkészületek és a jól megtervezett kampány révén növelhetjük az e-mailek sikerességét és elérhetjük a kitűzött céljainkat. Az optimális hideg e-mail kampány segít maximalizálni a lead generálási erőfeszítéseinket és növeli az üzleti lehetőségeinket.
